Peppol is een internationaal netwerk waarmee je elektronische facturen rechtstreeks en veilig naar je klanten kunt versturen. In deze handleiding lees je hoe je Peppol instelt en gebruikt binnen MijnPromoCat.
Belangrijke voorwaarden
Voordat je facturen via Peppol kunt versturen, moet aan twee voorwaarden voldaan zijn.
1. Juiste bedrijfsgegevens in je CMS
Controleer of je correcte bedrijfsgegevens hebt ingevoerd in je eigen CMS:
Log in op je back-end (vaak te bereiken via
cms.domeinnaam.nl)Navigeer naar Instellingen > Bedrijf
Controleer of alle bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld
2. KVK-nummer per bedrijf in MijnPromoCat
Voor elk bedrijf moet een KVK-nummer (of Belgisch ondernemersnummer) zijn ingevuld:
Navigeer naar Klanten > Bedrijven
Zoek het gewenste bedrijf op
Klik het bedrijf aan en kies Wijzig gegevens
Ga naar de tab Bedrijfsinformatie
Vul het KVK-nummer in
Let op: voor Belgische bedrijven vul je het ondernemersnummer in zonder "BE" en zonder punten.
Een bestaande factuur heeft nog geen BTW-nummer
Heb je al een factuur aangemaakt voordat er een BTW-nummer was ingevuld? Geen probleem, je kunt dit corrigeren op de factuur zelf.
Zoek de betreffende bestelling op
Navigeer naar beneden en klik op de tab Facturen
Klik op Bewerken bij de betreffende factuur
Vul het BTW-nummer veld in
Een bestaande factuur heeft nog geen KVK/CoC-nummer
Heb je al een factuur aangemaakt voordat er een KVK-nummer was ingevuld? Geen probleem, je kunt dit corrigeren op de factuur zelf.
Zoek de betreffende bestelling op
Navigeer naar beneden en klik op de tab Facturen
Klik op Bewerken bij de betreffende factuur
Vul het KVK-nummer veld in
Let op: voor Belgische bedrijven vul je het ondernemersnummer in zonder "BE" en zonder punten.
Een bestaande factuur bevat nog lege (product) regels
Heb je al een factuur aangemaakt, maar nog niet alle (product) regels zijn ingevuld? Geen probleem, je kunt dit corrigeren op de factuur zelf.
Zoek de betreffende bestelling op
Navigeer naar beneden en klik op de tab Facturen
Klik op de factuur
Vul vervolgens de lege velden in
Een bestaande factuur bevat meerdere verzendregels
Heb je al een factuur aangemaakt, maar er zijn meerdere verzendregels aanwezig? Geen probleem, je kunt dit corrigeren op de factuur zelf.
Zoek de betreffende bestelling op
Navigeer naar beneden en klik op de tab Facturen
Klik op de factuur
Minimaliseer de verzendregels naar één verzendregel
Een factuur versturen via het Peppol-netwerk
Zodra aan de voorwaarden hierboven is voldaan, kun je een factuur eenvoudig via Peppol versturen.
Maak eerst een factuur aan (je kunt deze eventueel ook per e-mail versturen, maar dit is geen vereiste)
Zoek de bestelling op
Navigeer naar beneden en klik op de tab Facturen
Klik bij de aangemaakte factuur op Verstuur via Peppol
Problemen oplossen
Ik krijg een foutmelding bij het versturen van een factuur
Loop de volgende punten na als het versturen niet lukt:
Staat er een BTW-nummer op de factuur? Zo niet, vul dit alsnog in. Zie hierboven: Een bestaande factuur heeft nog geen BTW-nummer.
Staat er een KVK-nummer op de factuur? Zo niet, vul dit alsnog in. Zie hierboven: Een bestaande factuur heeft nog geen KVK/CoC-nummer.
Is het juiste KVK/CoC-nummer ingevuld? Controleer dit door het bedrijf op te zoeken in de Peppol Directory.
Is de klant geregistreerd om facturen via Peppol te ontvangen? Ook dit kun je controleren via de Peppol Directory. Staat het bedrijf niet vermeld, dan kan het de factuur (nog) niet via Peppol ontvangen.
Zijn alle (product) regels ingevuld? Zo niet, vul dit alsnog in. Zie hierboven: Een bestaande factuur bevat nog lege (product) regels
Is er maar één verzendregel aanwezig? Zo niet, pas het aan naar één verzendregel. Zie hierboven: Een bestaande factuur bevat meerdere verzendregels
Kom je er na deze stappen nog niet uit? Neem dan contact met ons op, dan onderzoeken we het verder.